Servizio Bibliotecario Provinciale Vicentino

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INDICAZIONI PER LA REDAZIONE DEI REGOLAMENTI DEGLI INDIRIZZI PER LA GESTIONE DELLE RACCOLTE E DELLE GUIDE AI SERVIZI DELLE BIBLIOTECHE COMUNALI DEL SERVIZIO BIBLIOTECARIO PROVINCIALE DI VICENZA

La Commissione tecnica del Servizio Bibliotecario Provinciale di Vicenza, sentite le richieste provenienti da più parti - bibliotecari, ma anche amministratori - di fornire il testo di un "Regolamento tipo" per le biblioteche, ha elaborato, anche sulla scorta delle recenti indicazioni venute dall'Associazione Italiana Biblioteche (1), queste "Indicazioni per la redazione dei regolamenti, degli indirizzi per la gestione delle raccolte e delle guide ai servizi delle biblioteche comunali del Servizio Bibliotecario Provinciale Vicentino".

Si è voluto definire questo elaborato come semplici "indicazioni" in quanto l'autonomia regolamentare che spetta ai singoli enti da un lato e la forte differenza tra le biblioteche della provincia dall'altro, non permetterebbero, anche volendo, l'elaborazione di un testo standard, che andasse bene per tutte le tipologie di enti e biblioteche. Pertanto anche le bozze dei tre documenti qui proposti vanno intese come testi base, aventi lo scopo di facilitare la redazione dei singoli atti su cui ciascuna biblioteca e ciascun comune potranno innestare riferimenti precisi alla propria realtà locale e alle finalità particolari che si intendono dare al servizio.

E' chiaro tuttavia che, in una logica di "Servizio Bibliotecario Provinciale", verso cui vogliamo tendere, la maggiore uniformità nelle modalità di erogazione dei servizi da parte delle biblioteche comunali e la loro razionalizzazione, favorisce un'immagine unitaria di tale servizio, accelera l'integrazione delle stesse biblioteche e, in definitiva, porta ad un miglioramento della loro offerta agli utenti con le conseguenti ricadute sulla visibilità e sull'apprezzamento del servizio da parte dei cittadini.

Le indicazioni recepiscono sia la notevole evoluzione che c'è stata nell'ultimo decennio, e continua ad esserci, nel quadro normativo riguardante la pubblica amministrazione in generale e quella degli enti locali in particolare, sia la forte spinta innovativa avutasi nei servizi bibliotecari a seguito delle innovazioni tecnologiche dei settori della comunicazione e dell'informazione. Innovazioni che hanno portato anche ad una nuova definizione degli obiettivi della biblioteca, fra i quali, accanto al tradizionale ruolo di promozione della lettura, assume sempre maggiore importanza quello di strumento informativo, di accesso alla conoscenza, al servizio dei cittadini, in una società sempre più complessa dove la capacità di mantenersi informati, e quindi aggiornati, diventa essenziale per la qualità della vita. Concetti, questi, che sono stati recepiti in importanti documenti di organismi internazionali (UNESCO, IFLA) e fatti propri, in questi anni, dalle biblioteche che sono così passate da un modello statico ad una concezione dinamica del servizio, che può essere riassunta nella formula "dalla centralità del libro alla centralità dell'utente", dove si mette in evidenza la necessità di un continuo processo di adeguamento del servizio ai molteplici e mutevoli bisogni informativi degli utenti.

Sul piano normativo si sono susseguite, a partire dagli anni '90 del secolo scorso, importantissime novità: in particolare va tenuto presente il concetto fondamentale, sotteso alla normativa predetta, della separazione fra le responsabilità politiche e quelle gestionali. In coerenza con tale principio la legge stabilisce che, nel quadro delle direttive impartite dagli organi di direzione politica, spetta ai responsabili degli uffici e dei servizi l'intera gestione finanziaria, tecnica e amministrativa degli stessi, presupposto per assicurare alla struttura una più rapida capacità di risposta alle esigenze degli utenti e un rapporto più diretto con i cittadini.

Gli strumenti che la commissione tecnica ha individuato come utili a definire il quadro all'interno del quale la biblioteca con i bibliotecari, l'Ente di riferimento con i dirigenti e gli amministratori, i cittadini-utenti, possono muoversi conoscendo ciascuno il proprio ruolo, le proprie competenze, i propri diritti e doveri, sono tre:

IL REGOLAMENTO

è uno strumento giuridico la cui emanazione è di competenza del consiglio comunale. Scopo del Regolamento è di fissare i principi ispiratori del servizio, indicare scopi e obiettivi della biblioteca, individuare i soggetti cui spettano le competenze di indirizzo, di gestione e di controllo nonché i criteri generali di erogazione del servizio;
Esso deve essere correlato a tutta la normativa in vigore, sia nazionale che regionale e alle altre fonti regolamentari locali. In particolare vanno almeno ricordati:
- la L. 241/90 "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi"
- il D.Lgs. 267/2000 "Testo Unico delle leggi sull'ordinamento delle autonomie locali"
- il D.Lgs. 165/2001 "Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche"
- la L.R. 50/84 "Norme in materia di musei, archivi e biblioteche di ente locale" e successive modificazioni (2)
- lo Statuto e gli altri regolamenti dell'Ente;
Il richiamo alla legislazione che affida le funzioni di indirizzo e controllo agli organi politico-amministrativi e la gestione del servizio alla dirigenza, o al personale responsabile del servizio, potrà essere fatto nelle premesse al Regolamento o nella proposta di deliberazione relativa alla sua approvazione, mentre sarà dato per scontato all'interno del Regolamento stesso.
Il Regolamento è soltanto uno degli strumenti di regolazione del processo di realizzazione del Servizio di biblioteca, assieme alla "Guida ai servizi" e agli "Indirizzi per la gestione delle raccolte", e rinvierà a questi due documenti tutte le indicazioni più specifiche e dettagliate sulle caratteristiche e sul funzionamento del servizio;

Il Regolamento si articolerà, in linea di massima, nei seguenti punti:

Istituzione e finalità della biblioteca

Riporta i concetti fondamentali contenuti nella definizione di biblioteca pubblica. Fonti dei principi generali che definiscono la Biblioteca Pubblica sono: o il "Manifesto UNESCO sulle biblioteche pubbliche" (1994, AIB 1995) (3) o Le "Linee guida IFLA/UNESCO" (IFLA 2001, AIB 2002) (4) Un articolo indicherà la cooperazione interbibliotecaria come strumento essenziale di miglioramento e qualificazione del servizio che permette di realizzare i principi di efficienza ed efficacia della Pubblica Amministrazione, sul piano biblioteconomico, bibliografico e delle attività culturali Ogni Comune potrà indicare particolari finalità (diritto all'informazione, crescita civile e culturale della persona e della comunità, promozione lettura, documentazione cultura e storia locale, ecc.)

Patrimonio e bilancio

Indicherà i beni immobili, strumentazione, dotazione documentaria, strumenti informativi (es. cataloghi) che costituiscono il patrimonio della biblioteca Per quanto riguarda la gestione del patrimonio documentario si farà rinvio agli "Indirizzi per la gestione delle raccolte" Verranno indicate le fonti di finanziamento

Direzione/Responsabilità tecnica - Personale

Indicazione delle funzioni di direzione/responsabilità tecnica Richiamo alla L.R.50/84 e succ. modificazioni sulla necessità che alla biblioteca sia assegnato personale professionalizzato Richiamo alla necessità di aggiornamento professionale come previsto dalla legislazione e contratti vigenti

Servizio al pubblico

Previsione di emanazione, da parte del responsabile del servizio, della "Guida ai servizi" quale strumento di informazione per portare a conoscenza dell'utenza le modalità di erogazione del servizio Circa l'apertura al pubblico si farà riferimento alla L.R. 50/84 e al fatto che gli orari saranno stabiliti dal sindaco (D. Lgs. 267/2000) in modo da favorire l'accesso da parte di fasce diverse di pubblico anche tenendo conto dei valori di riferimento AIB Qualità dei servizi: obbligo della biblioteca, secondo quanto previsto dalla legislazione vigente e in riferimento alla cooperazione, alla misurazione e valutazione dei propri servizi

Comitato di biblioteca (FACOLTATIVO - Rif. Art. 29 L.R.50/84)

Nel caso in cui l'amministrazione comunale intendesse costituire il Comitato di biblioteca, organo previsto dalla L.R. 50/84 (modificata dalla L.R. n. 25 del 16 agosto 2002) come facoltativo, un titolo del regolamento sarà dedicato a definire i suoi compiti e il suo funzionamento, con la seguente articolazione: § Costituzione e funzioni del Comitato § Funzionamento

Disposizioni finali

Nelle disposizioni finali si darà atto che con l'approvazione del nuovo regolamento vengono abrogati eventuali precedenti statuti o regolamenti della biblioteca.

GLI "INDIRIZZI PER LA GESTIONE DELLE RACCOLTE"

, documento previsto dal Regolamento, sono definiti in un atto di competenza dell'organo politico (Giunta) in quanto, appunto, strumento di indirizzo. Tale documento fornisce le indicazioni e i criteri per la gestione delle raccolte documentarie (incremento e revisione). Gli "Indirizzi" possono essere approvati annualmente, o con le scadenze del mandato amministrativo, attraverso una apposita Deliberazione di Giunta, oppure possono essere inseriti o richiamati nel P.E.G. (Piano Esecutivo di Gestione) o nel P.R.O. (Piano Risorse e Obiettivi). Essi devono fornire anzitutto la definizione di "Raccolte documentarie" e le finalità da perseguire nella gestione di tali raccolte. Forniranno quindi alcuni criteri da seguire nelle scelte gestionali, anche indicando le peculiarità della popolazione servita. Saranno indicate altresì le modalità gestionali delle raccolte individuando le figure cui spettano le relative responsabilità e la necessità che tale gestione avvenga in termini di collaborazione e complementarietà rispetto alla rete bibliotecaria provinciale. Infine il documento individuerà gli strumenti da utilizzare per l'incremento e la revisione delle raccolte.

LA "GUIDA AI SERVIZI DELLA BIBLIOTECA"

, ultimo dei tre documenti qui presentati, regola i rapporti tra servizio e utenti e contiene, seguendo le indicazioni generali del Regolamento, le caratteristiche del servizio: modalità di erogazione, standard quantitativi e qualitativi, impegni, regole reciproche per l'utente e la biblioteca. E' uno strumento dinamico: può e deve variare ad ogni cambiamento apportato al servizio. L'emanazione della "Guida" è prevista dal Regolamento ed essendo un atto di gestione viene adottata con Determinazione del Responsabile del servizio, che potrà variarla con successive determinazioni. La Guida dovrebbe essere propedeutica all'adozione in futuro di una vera e propria Carta dei Servizi, chiamata a sancire una sorta di patto con l'utenza in cui la Biblioteca dichiara le prestazioni che si impegna ad assicurare, il loro livello di qualità e le modalità di utilizzo, nonché le forme di controllo messe a disposizione degli utenti. Di seguito viene presentata una bozza di proposta di determinazione di approvazione dei contenuti della "Guida". Le modalità con cui tale guida verrà presentata all'utenza (un unico documento o più documenti suddivisi per tipologia di servizi) saranno decise dalle singole biblioteche successivamente all'approvazione della determinazione. Quest'ultima, conterrà in premessa: · i richiami al regolamento che prevede l'emanazione della "Guida" · i principi generali sulla funzione della biblioteca · i principi di erogazione del servizio · l'indicazione degli strumenti per l'erogazione del servizio La parte dispositiva conterrà: · l'elencazione dei servizi effettivamente offerti dalla biblioteca · le modalità di erogazione di tali servizi, anche sulla scorta di quanto deciso da altri organi dell'amministrazione cui queste decisioni spettano per legge: ad es. orari (sindaco), tariffe (giunta) · i diritti e gli obblighi reciproci di utenti e biblioteca. Note: 1. Cfr. Linee guida per la redazione delle carte dei servizi delle biblioteche pubbliche, a cura della Commissione Nazionale Biblioteche Pubbliche, Roma, AIB, 2000. 2. Il testo aggiornato della L.R. 50/84 è visibile in: http://www.consiglio.regione.veneto.it/Banchedati/lr/indCrono.html 3. http://www.aib.it/aib/commiss/cnbp/unesco.htm 4. IFLA. Il servizio bibliotecario pubblico: linee guida IFLA/Unesco per lo sviluppo, preparate dal gruppo di lavoro presieduto da Philip Gill per la Section of Public Libraries dell'IFLA; edizione italiana a cura della Commissione nazionale Biblioteche pubbliche dell'AIB. Roma: AIB, 2002.

Letto, confermato e sottoscritto.