UNICA  SBPV Servizio Bibliotecario Provinciale Vicentino

		>

GRUPPO DI LAVORO REFERENCE DI RETE 7 aprile 2003 - Assemblea SBPV Presentazione del progetto UNICA Le motivazioni Da sempre la qualità del servizio di reference in una biblioteca pubblica dipende principalmente dalla conoscenza approfondita del patrimonio informativo "di riferimento". Dal fatto cioè che il bibliotecario non solo abbia ben presenti le opere di riferimento disponibili ma ne conosca anche, almeno a livello tecnico, il contenuto. Molto spesso infatti il lettore cerca documentazione e non pubblicazioni; o meglio, cerca pubblicazioni in quanto contengono la documentazione che serve. Saper trovare questa documentazione, all'interno dei suoi contenitori, è il compito principale del servizio di reference. Quando parliamo di opere di riferimento, intendiamo indicare non solo enciclopedie, annuari, repertori ecc, ma anche tutte quelle opere, a volte anche formalmente monografiche, che riuniscono al loro interno una varietà di temi ed argomenti di cui il catalogo per soggetti non può dare conto esaurientemente. In sintesi, qualsiasi opera che possa essere analizzata, che contenga cioè unità informative diverse fra loro e autonomamente definibili. L'unità informativa è la trattazione compiuta ed autonoma di un argomento, nell'ambito della natura e finalità di un'opera composta (il contenente). La capacità di andare oltre il catalogo (repertorio di unità fisiche o di contenitori), facendo emergere tutte le potenzialità racchiuse nel patrimonio, è l'obiettivo del lavoro di analisi, che punta l'attenzione sull'unità di informazione, sul contenuto, e mira a costituire un repertorio di unità informative. Un lavoro di questo tipo da sempre viene svolto in molte biblioteche (con appunti, quaderni, schede, e più recentemente database personalizzati), ma sempre a livello locale, in maniera diversa da biblioteca a biblioteca. Oggi due fattori nuovi, la cooperazione e l'internet, ci danno la possibilità di unire le forze e tentare di allargare anche a questo importantissimo ambito il raggio d'azione della rete bibliotecaria: la cooperazione permette di mettere a frutto il lavoro individuale moltiplicandone l'efficacia, mentre la tecnologia consente a più persone di lavorare insieme su un'unica base dati, consultabile da tutte le biblioteche. Il progetto UNICA (UNità Informative per la Consultazione Agevolata) si propone di offrire ai bibliotecari lo strumento di lavoro necessario per lavorare alla costruzione di un repertorio comune delle unità informative racchiuse nelle collezioni delle biblioteche della rete. Che cos'è UNICA UNICA è un repertorio delle unità informative presenti in un insieme di biblioteche, i cui bibliotecari costituiscono un gruppo di lavoro per l'inserimento e il controllo dei dati. Questo database è disponibile in linea e può essere interrogato da tutte le biblioteche della rete. Per il momento tratta solo opere cartacee. La scelta delle opere da cui si ricavano le informazioni da inserire è discrezionale, e si basa su criteri definiti da apposite linee guida. Si tratta sempre di opere alle quali il catalogo non "rende giustizia" dal punto di vista del servizio di reference, in quanto la descrizione attraverso poche voci di soggetto appare del tutto insufficiente. Destinata principalmente ai bibliotecari, UNICA dovrebbe fornire in pochi secondi, attraverso ricerche per parole chiave, una prima indicazione sulle fonti da utilizzare per rispondere alle richieste informative degli utenti, fornendo un importante servizio di ausilio al reference in tutte le biblioteche. Un record di UNICA è costituito dall'analisi di un'opera (o un volume di un'opera), che si compone essenzialmente di tre parti: Dati catalografici: il minimo indispensabile per l'identificazione dell'opera e la localizzazione della biblioteca che la possiede Argomenti: l'elenco delle unità informative identificate nell'opera, spesso con i riferimenti alle pagine di inizio e fine della trattazione Caratteristiche generali dell'opera: ovvero i "filtri" " che consentono di valutare la pertinenza dell'opera rispetto alla transazione in atto Per quanto riguarda gli argomenti, vale la pena di precisare che l''obiettivo che il compilatore si pone, scegliendo una parola o un'espressione da inserire nel relativo campo, è quello di offrire tutte le chiavi d'accesso ragionevolmente ritenute utili. La ridondanza, in questo caso, non è considerata dannosa. Non c'è teoricamente limite al numero di argomenti che si possono usare per dar conto del contenuto di un'opera, così come nulla vieta di usare più termini diversi per descrivere un unico argomento: l'importante è che uno qualsiasi di questi termini, usato nella ricerca, porti al risultato. Ne consegue che non può esserci un tesauro o un insieme finito di chiavi d'accesso: se un termine può essere utile, lo si usa. Per quanto riguarda le caratteristiche generali dell'opera, ovvero i filtri della ricerca, essi sono costituiti da una serie di campi con menu a discesa, che permettono di scegliere fra un insieme definito di caratteristiche tipiche, e cioè: organizzazione (alfabetica, tematica, ecc) grado di approfondimento (da "notizie essenziali" a "esauriente-piccole monografie") strumenti (indici, bibliografie, glossari, tabelle, grafici, mappe, ecc) pubblico destinatario (da "ragazzi" a "specialisti della materia") ambito (geografico e/o cronologico) La maschera di ricerca consente di incrociare fra loro più argomenti e di filtrare i risultati attraverso i parametri sopra indicati, cercando ad esempio opere che trattino l'argomento "strade" limitato all'ambito "Veneto", con pubblico destinatario "ragazzi" e che contengano "mappe". Sono possibili anche ricerche incrociate con i campi della descrizione catalografica (ad esempio limitando la ricerca alle opere in cui compare un certo autore). Come si usa L'utilizzo di UNICA è semplice e di rapido apprendimento anche se, trattandosi di uno strumento rivolto ai bibliotecari e non al pubblico generale, non è stata data un'assoluta priorità all'amichevolezza dell'interfaccia. Riteniamo che la maggior parte dei colleghi sia in grado di apprenderne autonomamente l'uso, anche se una lezione di un paio d'ore potrebbe certamente essere utile non solo per impararne tutti i trucchi, ma soprattutto per comprenderne bene lo spirito ed evitare equivoci o aspettative fuori luogo (non è un catalogo, non è un VRD, non è esaustiva … e via dicendo). L'idea che ci ha mossi è stata quella di creare una risorsa che qualsiasi bibliotecario della rete possa utilizzare come uno degli strumenti del suo lavoro quotidiano. Il collega che non trova localmente o sul catalogo provinciale la risposta ad una richiesta di documentazione consulterà abitualmente UNICA come ulteriore risorsa. Se il database gli indicherà che l'argomento cercato è trattato in un'opera di riferimento posseduta da una delle biblioteche della rete, il risultato sarà stato raggiunto. A questo punto si utilizzeranno gli strumenti tipici del Document Delivery (telefono, email, fax) per completare la transazione. Siamo convinti, tuttavia, che molto spesso UNICA indicherà al bibliotecario opere possedute anche dalla sua stessa biblioteca. Un valore aggiunto di questo strumento sta nel fatto di rendere disponibile in maniera rapida e ben organizzata una preziosa messe di dati analitici sul patrimonio posseduto (proprio e altrui) che non sempre è possibile richiamare alla memoria nel momento del bisogno. Si da' ovviamente per scontato che entro breve tempo tutte le biblioteche dispongano di collegamento a banda larga senza limiti di tempo, e che quindi una risorsa in internet sia sempre immediatamente disponibile. E' sicuramente preferibile che UNICA venga consultata subito, di fronte all'utente, così come si consultano i cataloghi o altre risorse locali. Si da' anche per scontato (forse meno realisticamente) che la quantità dei dati inseriti in UNICA raggiunga in breve tempo quella "massa critica" indispensabile perché ci si possa ragionevolmente attendere una risposta ad un'alta percentuale delle interrogazioni. Come è nata ... L'idea originaria da cui nascerà UNICA viene presentata alla terza riunione del "Gruppo di lavoro sul reference di rete", il 22 marzo 2001, dal coordinatore del gruppo. Si trattava di un'idea appena abbozzata (in un tabella di word), che venne "macinata" in due successive vivacissime riunioni fino ad arrivare ad una versione più matura, che Maria Teresa Sartore (Biblioteca di Arzignano) trasformava in un file di database. I componenti del gruppo iniziavano quindi a fare delle prove, analizzando libri e inserendo dati. Nonostante il gruppo fosse impegnato anche su altri fronti (i due corsi sul reference realizzati a cavallo fra il 2001 e il 2002), questa prima esperienza proseguì per più di un anno, portando alla redazione delle "linee guida" per l'inserimento dei dati, una piccola raccolta di regole piuttosto dettagliate, nata per chiarire i dubbi incontrati lungo il percorso. Questo documento viene continuamente controllato e aggiornato, pur avendo ormai raggiunto un buon grado di stabilità. Nell'ottobre del 2002, grazie al nuovo membro Gianfranco Nobile (Biblioteca Bertoliana di Vicenza), il file di database viene adattato e trasferito sul server della Bertoliana per l'uso esclusivo dei componenti del gruppo, che vi accedono con una password: diventa finalmente possibile vedere e controllare in tempo reale il lavoro svolto da tutti, e passare dalle prove in locale alla costruzione di una vera base dati comune. Da quel momento ad oggi ci siamo concentrati in parallelo da un lato sul miglioramento dell'interfaccia web, e dall'altro sulla messa a punto delle regole e procedure per l'inserimento e il controllo dei record. Nel frattempo, abbiamo continuato ad inserire dati. A tutt'oggi i record inseriti sono 264 , per un totale di 4035 unità informative. Il Gruppo di Lavoro per il Reference di Rete (GLRR) è un gruppo numeroso, ed ha avuto un discreto avvicendamento dei propri componenti. Per dare ad ognuno il suo ecco qui, a futura memoria, l'elenco dei colleghi che hanno lavorato al progetto UNICA: - Roberto Ghiotto - Biblioteca di Montecchio Maggiore (coordinatore) ghiottor@tiscali.it - Maria Teresa Sartore - Biblioteca di Arzignano - Renzo Brun - Consulente S.B.P.V. Rebrun@yahoo.it - Paola Cerato - Biblioteca di Schio - Lucia Zaccaria - Biblioteca di Longare biblioteca@comune.longare.vi.it - Gianfranco Nobile - Biblioteca Bertoliana di Vicenza - Antonella Ronzan - Biblioteca di Brendola - Virna De Tomasi - Biblioteca Bertoliana di Vicenza consulenza@bibliotecabertoliana.it - Carlo Maculan - Biblioteca di Sandrigo ... e come può crescere Il lavoro di analisi delle opere di riferimento possedute è senz'altro uno dei compiti che ogni biblioteca, in un modo o nell'altro, deve svolgere. Collaborare al progetto UNICA non significa quindi appesantire i carichi di lavoro, ma semplicemente ottimizzare le risorse di tempo e di competenza di cui ogni biblioteca dispone lavorando in collaborazione con le altre biblioteche della rete ed utilizzando uno strumento comune. Fino ad ora l'incremento della base dati è stato esclusivo appannaggio dei componenti del nostro gruppo di lavoro. Si è trattato di una fase sperimentale ovviamente necessaria, che ha messo in luce e permesso di risolvere molti problemi. Dopo l'esperienza fatta, abbiamo capito che si tratta di un lavoro piuttosto delicato, che richiede competenza e precisione. Un mini-corso di una giornata dovrebbe tuttavia essere sufficiente a fornire tutte le basi necessarie a chi desidera iniziare ad inserire dati, ferma restando la garanzia del controllo su ogni nuovo record inserito (che già viene effettuato congiuntamente da due membri del gruppo). Sarà comunque fondamentale il costante contatto e dialogo (via email) con i membri incaricati di fornire un supporto ai nuovi arrivati. Idealmente, tutti i bibliotecari dovrebbero in futuro essere non solo utenti, ma anche costruttori della base dati. In pratica, puntiamo a formare un gruppo abbastanza vasto da consentire la copertura esauriente di ogni nuova opera di riferimento acquisita ed un graduale inserimento del pregresso. Vantaggi La capacità di fornire dati analitici sul patrimonio posseduto permette al bibliotecario di recuperare a pieno titolo il suo ruolo di mediatore fra i documenti e i lettori e di specialista in campo bibliografico. In particolare, utilizzando uno strumento di cooperazione come UNICA, si può ottenere una serie non trascurabile di vantaggi. Il primo e più evidente consiste nella possibilità di accesso a tutta l'informazione contenuta nel patrimonio di tutte le biblioteche della rete, parte della quale resta ora sommersa. Ma ovviamente si avrà una maggiore conoscenza anche del patrimonio della propria biblioteca. Una maggior conoscenza del patrimonio eviterà di fare acquisti inutili - anche a livello di acquisizioni coordinate. Dalla parte del lettore è prevedibile un risparmio di tempo, evitando lunghe ricerche sulle opere e andando direttamente ai documenti di suo interesse. Per chi costruisce UNICA, ma anche per chi lo usa, una maggiore consapevolezza delle esigenze dei lettori, un'abitudine alla ricerca della specificità, il metodo della cooperazione: in sintesi, una crescita della professionalità. Conclusione Il nostro gruppo ha lavorato a questo progetto con straordinario entusiasmo. Ci crediamo molto, siamo convinti che abbia grandi potenzialità. Stiamo continuando a lavorarci, e gli aiuti, se arriveranno, saranno benvenuti. Probabilmente un mini-corso su UNICA verrà inserito nei programmi del Servizio Bibliotecario Provinciale, e chi vorrà iscriversi potrà iniziare a collaborare. Dobbiamo chiarire che il servizio non si può ancora considerare funzionante: anche se il sistema pare funzionare bene, i record inseriti sono ancora troppo pochi e la maggior parte delle ricerche sarebbero, al momento, infruttuose. Comunque vi invitiamo a visitare il sito per rendervi conto del suo funzionamento (e chissà che non vi capiti di trovarci già qualche informazione che cercavate), mentre verrà fatta adeguata pubblicità non appena sarà stata raggiunta la "massa critica" di dati necessaria. (per avere risultati soddisfacenti, riteniamo che sia necessario arrivare all'inserimento di alcune centinaia di opere).